El poder de la organización

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El poder de la organización

«No sé como eres capaz de sacar todo el trabajo», pues con el poder de la organización. La parte más importante de cualquier emprendedor o autónomo, es tener la capacidad de organizarse de tal forma que pueda terminar el trabajo con tiempo de sobra.

Este fin de semana debido a que una persona muy importante para mí, laboralmente hablando, hice un pensamiento sobre lo que he hecho estos últimos seis años y me he asombrado a mi mismo.

He escrito cinco libros.
Me he sacado el grado medio de informática. (una espina que tenía clavada por no hacerlo de joven).
Me he sacado el curso de terapeuta de parejas y sex Coach (otra espina que me saqué).
Crear un blog personal, con todas sus redes sociales y conseguir en 4 años, más de 100.000 visitantes y más de 265.000 visualizaciones. con un blog en subdominio para tres libros.
También creé un Blog de recetas, nacido por pasarnos recetas durante la pandemia.
Y mi Blog de reflexiones, con su libro de reflexiones (uno de los cinco).
He creado un Blog para un nuevo proyecto que tengo actualmente, con libro incluido.
Y, por supuesto, el Blog de la IA, en colaboración con AutoWebz,
Además del trabajo propio con Pymes Unidas….

Lo cierto es que viéndolo así, hasta yo me he asombrado de lo que he sido capaz de sacar adelante. Y todo desde que le di una vuelta al horario que tenía y me hice una programación más adecuada para todos los proyectos que llevaba.

No, no es fácil llevar una buena organización y además cumplir con todo lo que exponemos en ese horario que nos marcamos. Pero, hoy estás de suerte, te voy a dar unos consejos para facilitarte la tarea de organizarte.

Claves generales para conocerte a ti mismo y a tu empresa:

  • Conoce el trabajo: Es muy importante que conozcas cada trabajo que deseas sacar adelante, bien sea un libro, un blog, etc .
  • Descubre el tiempo de elaboración: Debes conocer el tiempo que te ocupa cada tarea de los trabajos o proyectos que quieres sacar.
  • Clasifica por importancia: De todas las tareas o proyectos, clasifica por orden de importancia, dejando los más importantes para tu primera hora del trabajo y relega las menos al final.
  • Aprende a mantener tiempo de emergencias: Siempre tendremos emergencias, improvistos, y causas ajenas que nos pueden tumbar toda la programación.

Es muy importante conocer al dedillo todos los pormenores del trabajo o las tareas que quieres realizar día tras día. En todos los trabajo existen unas rutinas y unos improvistos, y es esencial que los conozcas, pues si cumples este requisito, cada vez tendrás menos de los segundos.

Al conocer las rutinas, podrás mejorar esas tareas creando unas mejoras que te faciliten realizar esas rutinas. De igual manera, al conocer los improvistos, cada vez irás cometiendo menos errores y cuando tengas uno, podrás afrontarlo de una manera más rápida. Todo aumento de la agilidad al confrontar los improvistos, tendrá un aumento significativo del rendimiento y acortarás los tiempo de producción.

Aunque suene extraño, la mayoría de la gente no tiene muy claro el tiempo que le lleva realizar su trabajo. Parece mentira, pero es más común de lo que pensamos, la gente no suele comprobar el tiempo que le lleva realizar los distintos puntos.

Conocer el tiempo que dedicas a cada tarea es fundamental para gestionar tu tiempo de manera eficiente y alcanzar tus objetivos con éxito. Esta información te permite:

1. Planificar con precisión:

  • Estima con mayor realismo el tiempo que te llevará completar un proyecto o trabajo.
  • Define plazos más ajustados a tu ritmo de trabajo y evita sobrecargarte.
  • Anticipa posibles retrasos y toma medidas preventivas.

2. Mejorar tu productividad:

  • Identifica las tareas que te consumen más tiempo y busca formas de optimizarlas o delegarlas.
  • Enfócate en las actividades que generan mayor valor y aportan al logro de tus objetivos.
  • Elimina las distracciones y maximiza tu concentración durante las horas de trabajo.

3. Tomar decisiones informadas:

  • Evalúa la viabilidad de nuevos proyectos o tareas en función del tiempo que requieren.
  • Prioriza las actividades más urgentes e importantes.
  • Establece límites claros entre tu vida personal y profesional.

¿Cómo descubrir el tiempo de elaboración?

Existen diversas herramientas y técnicas para registrar el tiempo dedicado a cada tarea:

  • Hojas de cálculo: Crea una tabla donde anotes la tarea, el tiempo de inicio y finalización, y cualquier otra información relevante.
  • Aplicaciones de gestión de tiempo: Existen numerosas apps que te permiten registrar el tiempo, categorizar tareas y generar informes detallados.
  • Cronómetro: Un método simple y efectivo para medir el tiempo dedicado a cada actividad.
  • Análisis retrospectivo: Al finalizar el día o la semana, reflexiona sobre las tareas realizadas y estima el tiempo invertido en cada una.

Paso 1: Identificar las tareas

El primer paso es identificar todas las tareas o proyectos que tienes pendientes. Puedes hacer una lista exhaustiva o simplemente anotar las tareas que te vienen a la mente.

Paso 2: Evaluar la importancia

Para cada tarea, debes evaluar su importancia. Puedes utilizar los siguientes criterios:

  • Impacto: ¿Qué tan grande será el impacto de completar esta tarea?
  • Urgencia: ¿Qué tan pronto se debe completar esta tarea?
  • Esfuerzo: ¿Cuánto esfuerzo se requiere para completar esta tarea?
  • Dependencia: ¿Se deben completar otras tareas antes de poder comenzar esta tarea?

Paso 3: Clasificar las tareas

Una vez que hayas evaluado la importancia de cada tarea, puedes clasificarlas en orden de importancia. Las tareas más importantes deben ser las primeras en tu lista, seguidas de las menos importantes.

Consejos para clasificar las tareas:

  • Comienza con las tareas más importantes y urgentes. Estas son las tareas que tendrán el mayor impacto en tu trabajo y que deben completarse lo antes posible.
  • Agrupa las tareas similares. Esto te ayudará a ser más eficiente al completarlas.
  • Delega las tareas que no sean esenciales. Si tienes la posibilidad, delega las tareas que no sean esenciales a otras personas.
  • Revisa tu lista periódicamente. Es importante que revises tu lista de tareas periódicamente para asegurarte de que sigues en el camino correcto.

Las emergencias, los imprevistos y las causas ajenas son una realidad inevitable en la vida. Siempre existirán factores que puedan desbaratar nuestra programación y generar estrés. Sin embargo, la clave para el éxito no reside en evitar estas situaciones, sino en desarrollar la capacidad de adaptarnos a ellas de manera efectiva.

En este sentido, el concepto de tiempo de emergencias resulta fundamental. Se trata de un margen de tiempo flexible que reservamos dentro de nuestra agenda para hacer frente a estos eventos inesperados.

¿Cómo podemos implementar el tiempo de emergencias?

  1. Planificación realista: Al elaborar tu agenda, no llenes cada minuto. Deja espacios vacíos entre las tareas y compromisos para contar con respaldo ante imprevistos.
  2. Priorización: Identifica las tareas más importantes y asegúrate de dedicarles el tiempo suficiente. De esta manera, si surge una emergencia, podrás reorganizar las tareas menos urgentes sin afectar significativamente tus objetivos.
  3. Flexibilidad: Aprende a ser flexible y a adaptarte a los cambios. No te aferres rígidamente a tu agenda. Si surge una emergencia, reajusta tus planes y prioriza lo que sea necesario.
  4. Comunicación: Informa a tus colaboradores, compañeros o familiares sobre la importancia del tiempo de emergencias. Esto ayudará a evitar malentendidos y generar empatía ante posibles cambios en la programación.
  5. Herramientas digitales: Utiliza herramientas como calendarios online, apps de gestión de tareas o listas de recordatorios para visualizar tu tiempo de manera clara y realizar ajustes fácilmente.
  6. Análisis y reflexión: Al final de cada semana o mes, analiza cómo has gestionado tu tiempo de emergencias. Identifica qué ha funcionado bien y qué puedes mejorar para optimizar tu capacidad de adaptación en el futuro.

Beneficios del tiempo de emergencias:

  • Reducción del estrés: Al contar con un margen de maniobra, te sentirás más preparado y en control ante situaciones inesperadas, lo que disminuirá el nivel de estrés.
  • Mejora de la productividad: Una agenda flexible te permitirá aprovechar mejor tu tiempo y completar tus tareas de manera más eficiente.
  • Mayor bienestar: La capacidad de adaptarte a los imprevistos te proporcionará una mayor sensación de control sobre tu vida y reducirá la ansiedad.

Con estos consejos, estoy casi seguro que podrás conseguir realizar, al menos, la mitad de lo que yo he conseguido, JEJEJE. Os dejo una captura de la plantilla que yo tengo para día a día.

Y si queréis ver artículos que os puedan servir de ayuda, os recomiendo ver el blog :
TU CONSEJO DIGITAL

Así que, queridos emprendedores y autónomos, si habéis llegado hasta aquí seguro que esperas el próximo post, aunque quizás tengas una petición especial. Nos vemos el próximo lunes.

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